SITE ADMINSTRATION OFFICER  

Pemegang jabatan dalam posisi ini akan bertugas dan bertanggung jawab untuk merencanakan, mengarahkan, dan mengoordinasikan seluruh layanan pendukung operasional di perusahaan. Pemegang posisi ini wajib memastikan alur kerja administrasi berjalan efisien dan efektif, fasilitas kantor terkelola dengan baik, pengelolaan aset inventaris perusahaan dan pencatatannya berjalan akurat, serta kepatuhan terhadap kebijakan internal perusahaan berjalan baik, dengan tanggung jawab utama sbb.:

1. Financial Administration & AR/AP Monitoring

a. Invoicing mengawasi pembuatan, verifikasi, dan pengiriman tagihan/invoice kepada customers secara akurat dan tepat waktu

b. Collection monitoring memantau jadwal jatuh tempo pembayaran pelanggan dan berkoordinasi dengan tim terkait dalam melakukan penagihan/collection

c. AR/AP oversight mencatat, mencocokkan, dan mengawasi laporan piutang dagang/AR dan utang dagang /AP secara harian

d. Reconciliation melakukan rekonsiliasi data transaksi administrasi dengan mutasi rekening bank secara berkala untuk meminimalkan selisih angka

2. Financial Control

a. Mengawasi dan mengontrol pengeluaran mingguan dan bulanan seluruh overhead costs serta kas kecil “petty cash” site termasuk memastikan pemakaian biaya berjalan secara efisien dan efektif

b. Melakukan negosiasi/renegosiasi kontrak dengan vendor pihak ketiga (mis.: penyediaan vendor outsourcing tenaga kerja, vendor internet service provider, vendor penyediaan ATK, dsbnya)

c. Mengawasi dan mengoordinasikan tugas harian tim staf administrasi, securities, dan tim umum perusahaan di site terkait

3. HC & GA Functions

a. Menjalankan fungsi-fungsi teknis administrasi Human Capital/Human Resources di tingkatan site

b. Mengelola perawatan bangunan site, tata ruang kantor, kebersihan “cleaning service”, dan keamanan “securities”

c. Mengontrol inventaris aset perusahaan mulai dari pengadaan hingga pemeliharaan working equipment, alat tulis kantor, dsbnya

4. Compliance & Documentation

a. Memastikan seluruh dokumen perizinan usaha, domisili, dan legalitas operasional kantor tetap aktif

b. Mengelola arsip dokumen penting perusahaan secara aman dan terstruktur baik dalam bentuk fisik maupun digital

Memiliki pendidikan minimum S1 Akuntansi/Teknik Industri/Administrasi Bisnis/Manajemen Keuangan.

Lebih disukai jika calon kandidat memiliki pengalaman minimal 3-5 tahun di bidang administrasi perusahaan dengan minimal 2 tahun di posisi supervisor/ manajerial

Sangat diapresiasi jika mempunyai kemampuan manajerial/teknis :

1. Memiliki jiwa kepemimpinan, komunikasi, manajemen waktu yang baik, serta detail oriented untuk memastikan suatu pekerjaan diselesaikan dengan baik

2. Mahir menggunakan Microsoft terutama Excel